За работу в «специальных подопечных зонах» отвечает Аппарат Губернатора существующих дистриктов Ротари. К примеру, Албания находится под опекой дистрикта 2090 (Италия), Болгария – дистрикта 2480 (Греция), Хорватия, Венгрия и Словения – Д-1910 (Австрия), Эстония – Д-1420 (Финляндия), Зауралье России курирует Дистрикт 5010 (США/Канада). Все эти процессы координирует Администратор-попечитель при Президенте РИ (Presidential Extension Administrator, PEA). В каждой «специальной подопечной зоне» назначают руководящий комитет из числа опытных ротарианцев, отвечающих за создание новых клубов.